Entregar a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) 2020 é apenas a primeira etapa. Um erro comum entre contribuintes é descartar a documentação após o envio, acreditando que a obrigação foi encerrada. No entanto, a Receita Federal possui até cinco anos para solicitar esclarecimentos e comprovações. Manter uma organização rigorosa dos documentos que embasaram a declaração é a melhor forma de evitar dores de cabeça com a malha fina.
De acordo com especialistas do portal Contábeis, o contribuinte deve separar e arquivar cuidadosamente todos os comprovantes utilizados no preenchimento. A seguir, detalhamos exatamente quais papéis e arquivos digitais você deve guardar, por quanto tempo e as melhores práticas de arquivamento para o IR 2020 (ano-base 2019).
1. Documentos Pessoais e Comprovante de Entrega
O recibo de entrega da declaração é o documento mais importante. Ele é a sua prova de que a obrigação foi cumprida dentro do prazo sem multa. Guarde o arquivo digital da declaração enviada (o arquivo .REC gerado pelo programa da Receita Federal) e, se possível, faça uma cópia de segurança do programa gerador.
Tenha em mãos também cópias do CPF e RG de todos os titulares e dependentes incluídos na declaração. Para declarações entregues com certificado digital (e-CPF), o recibo estará disponível diretamente no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC).
2. Comprovantes de Rendimentos
Esta é a categoria mais extensa e exige atenção redobrada. Guarde todos os informes de rendimentos, incluindo:
- Para trabalhadores CLT: Informe de Rendimentos fornecido pela empresa (obrigatório por lei até o último dia útil de fevereiro) e os holerites dos 12 meses do ano-base.
- Para autônomos e profissionais liberais: Livro-caixa com receitas e despesas, além dos recibos de pagamento (RPA) emitidos. Notas fiscais de serviços prestados.
- Para aposentados e pensionistas: Informe de Rendimentos do INSS ou do órgão pagador de previdência pública (RPPS).
- Para aluguéis: Contrato de locação e comprovantes de recebimento mensal, além do informe da imobiliária, se houver.
- Para investimentos: Informes de Rendimentos Financeiros fornecidos por bancos, corretoras e distribuidoras de títulos. Extratos detalhados mensais e anuais de contas correntes, poupanças, CDBs, LCIs, LCAs, fundos de investimento e custódia de ações na B3.
- Para ganho de capital (venda de bens): Contratos de compra e venda, comprovantes de custos de corretagem e as DARFs de pagamento do imposto.
3. Despesas Dedutíveis
Para garantir a dedução, é fundamental comprovar as despesas. Os principais documentos são:
- Saúde (dedução sem limite): Recibos e notas fiscais de consultas médicas, odontológicas, fisioterapia, psicologia, exames laboratoriais, internações hospitalares, planos de saúde e coparticipação. O recibo deve conter o nome, CPF e dados do profissional ou empresa.
- Educação (com limite anual): Comprovantes de pagamento de mensalidades escolares (educação infantil, fundamental, médio, superior e pós-graduação strictu sensu – mestrado/doutorado). Cursos técnicos e profissionalizantes também são dedutíveis.
- Previdência Privada: Extratos de contribuições para planos PGBL (dedutíveis até 12% da renda bruta tributável).
- Pensão Alimentícia: Comprovantes de pagamento conforme decisão judicial ou acordo homologado extrajudicialmente. O valor é integralmente dedutível.
- Dependentes: Documentos dos dependentes incluídos, como certidão de nascimento e declaração de escolaridade.
4. Bens e Direitos
Para comprovar a evolução patrimonial, guarde os seguintes documentos referentes a 31/12/2019 e 31/12/2020:
- Imóveis: Escritura de compra e venda, contrato de financiamento, comprovantes de quitação, IPTU e notas fiscais de reformas (que podem aumentar o custo do bem).
- Veículos: Nota fiscal de compra (NF-e) e documento de transferência (CRV).
- Aplicações Financeiras: Extratos detalhados de bancos e corretoras com posição em 31/12.
- Moeda Estrangeira: Comprovantes de aquisição de moeda (notas fiscais das casas de câmbio) e extratos de contas no exterior.
5. Por Quanto Tempo Guardar?
O prazo decadencial para a Receita Federal lançar um crédito tributário é de 5 anos a partir da data da entrega da declaração (art. 173 do Código Tributário Nacional). Portanto, o ideal é guardar toda a documentação por pelo menos 6 anos (o ano da entrega + 5 anos seguintes).
Para bens como imóveis e veículos, a recomendação é manter os documentos por todo o período de propriedade. Após a venda, some o prazo decadencial de 5 anos. Uma dica importante é digitalizar todos os documentos. A Receita Federal aceita documentos digitalizados (desde que legíveis) para comprovação em caso de intimação. Utilize aplicativos de scanner e armazene em nuvem ou HD externo.
Perguntas Frequentes (FAQ)
- Preciso guardar o programa gerador da declaração? Sim, é recomendável manter o programa instalado ou o arquivo de instalação para abrir a declaração original no futuro, se necessário.
- E se eu perder um comprovante? Você pode solicitar uma segunda via com o prestador de serviço (médico, escola) ou acessar o sistema da empresa para obter o informe de rendimentos.
- A declaração pré-preenchida elimina a necessidade de guardar documentos? Não. A declaração pré-preenchida facilita o preenchimento, mas você ainda precisa dos documentos originais para comprovar as informações se for intimado pela Receita Federal.
- O que acontece se eu cair na malha fina? A Receita enviará uma notificação pelo e-CAC. Você precisará apresentar a documentação original ou cópia autenticada para comprovar as informações.
- Cuidado com o sigilo fiscal: Nunca compartilhe seus documentos do IR em redes sociais ou e-mails não seguros.